4 tips til at forbedre din personlige effektivitet
Kender du til at bunkerne på bordet vokser, at mailboksen bugner med flere hundrede usorterede mails, og to-do-listen er blevet uendelig lang.
For mange betyder en hverdag som denne, at overblikket mangler, og det fysiske og psykiske overskud er for nedadgående. Nogen går ligefrem ned med stress.
Modsat er en hverdag fyldt med spændende opgaver, effektive arbejdsvaner og ikke mindst motivation. Og det er faktisk ikke umuligt at opnå! Du kan påvirke dine egne arbejdsprocesser, rutiner og vaner – men det kræver, at du ved hvordan, skriver underviser Line Ullmann.
Hvad er personlig effektivitet?
Vil du gerne skifte dine dårlige arbejdsvaner ud med gode? Løsningen er ikke at arbejde hårdere eller mere, men at lære nogle gode metoder til at planlægge, skabe overblik og struktur, så oplevelsen af kaos mindskes og erstattes med koncentreret arbejdstid og fokus.
Personlig effektivitet kan give dig følgende:
- Mere tid til familie
- Hurtigere arbejdsvaner
- Bedre resultater på jobbet
- Større trivsel i hverdagen
- Mindre spildtid generelt
Det er ikke tiden, der er problemet
Mange kender oplevelsen af at have dage på arbejdet, der er så travle, at de ikke når noget som helst. Det er ikke tiden, der er problemet! Du har jo præcis lige så mange timer, minutter og sekunder til rådighed pr. døgn som alle andre. Så hvordan kan det være, at andre mennesker kan nå meget mere i løbet af deres arbejdsdag end dig?
Her er nogle grunde til, at folk indimellem føler, at tiden ikke slår til:
- Overvurderer, hvor meget, vi kan nå på en dag
- Har ikke en klar fornemmelse af, hvor lang tid tingene tager
- Glemmer at sætte tid af til hele opgaven. Ofte er der forberedelse, transport og efterbehandling i forbindelse med en opgave
- Tager ikke højde for at forsinkelser i form af afbrydelser og uforudsete hændelser opstår
Er du realistisk?
For at illustrere hvor vigtigt en realistisk tidsestimering er, kan du lave følgende øvelse: Lav en to-do liste med de arbejdsopgaver du skal nå i morgen. Sæt nu tidsestimat på hver enkelt opgave. Læg derefter tallene sammen. Er det realistisk at nå dette indenfor din forventede arbejdstid?
Nu hvor du har regnet ud, hvor lang tid dine arbejdsopgaver tager, passer tiden så med den tid du er på arbejde? Endnu et aspekt er at kigge på hvor meget af din dag der går med uforudsete opgaver. Afbrydelser, uforudsete opgaver og pauser er nemlig ikke noget vi tænker over faktisk fylder en del i tidsregnskabet.
Hvor meget det fylder, er naturligvis individuelt. Flere eksperter peger dog på, at op mod 40 - 60 % af dagen går med netop det uforudsete. Det betyder, at realistisk planlægning af dagen er planlægning af 40-60 % af arbejdsdagen. Resten skal stå åben. Har du en gennemsnitlig arbejdsdag på 7,5 time har du altså kun mulighed for at planlægge opgaver på forhånd svarende til 4,5 timers effektiv indsats.
Læs med herunder og få 4 gode råd til din personlige effektivitet
1. Tidsestimering
Tidsestimering er en færdighed, der kræver træning. Hvis du ikke normalt tænker over, hvor lang tid tingene tager, vil du måske gætte lidt forkert i starten. Men du vil blive bedre med tiden. God estimering tager udgangspunkt i erfaring og i nogle gode metoder. Dvs. jo bedre du bliver til at lægge mærke til hvor lang tid en overstået opgave tog, jo bedre bliver du til at estimere kommende opgaver. Hvis du oplever, at dine estimater ikke svarer overens med virkeligheden, så kan du prøve af forbedre dem med en af disse teknikker:
- Tjek at opgaven er klart og præcist defineret. Det er nemmere at vurdere hvor lang tid det tager at male stuen, hvis du har besluttet om opgaven inkluderer at købe maling, dække af og male paneler – eller om det bare er en væg, der skal have ny maling. Jo mere præcist defineret den er, jo mere præcist bliver dit estimat.
- Bryd opgaven ned i mindre dele og sæt så tid på hver del. Hvis du skal løse en opgave af flere timers varighed, har du sandsynligvis behov for at bryde den ned, for at kunne estimere tidsforbruget.
- Husk alle aktiviteterne udenom som fx forberedelse, transport, opfølgning, kommunikation, evaluering mv.
- Brug tjeklister. Til større tilbagevendende opgaver, hvor mange detaljer skal håndteres, kan tjeklister være en stor hjælp. Her kan du også gemme tidsestimatet fra gang til gang og rette det til med erfaringen. Tjeklister mindsker også sandsynligheden for at begå fejl og dermed blive forsinket.
2. Lær at prioritere
Oplevelsen af travlhed og arbejdsbelastning skyldes ofte, at der er for mange opgaver, der ikke er prioriterede i forhold til hinanden. Prioritering handler først og fremmest om at erkende, at vi aldrig kommer til at nå det hele! Der er ALTID noget mere vi kan tage os til. Det er vigtigt, hvis du vil have styr på din tid og være effektiv, at gøre op med dig selv, hvad der er vigtigt, og hvad der er mindre vigtigt.
Inden for effektivitetsverdenen kaldes det ”at sluge frøen”. Det henviser til, at effektivitet først og fremmest handler om at nå de virkelig vigtige opgaver. De allermest vigtige opgaver er frøer, der skal sluges. Frøerne er kendetegnet ved, at det er den vigtigste, mest kritiske, sandsynligvis også største og vanskeligste opgave, du har lige nu. Det er gøremål, der bringer dig tættere på et større mål. Den gyldne regel er her, at vi til enhver tid skal tage os af de vigtigste opgaver først og undlade at tage os af mindre vigtige opgaver, så længe der er ”frøer” på listen.
3. Hold fokus
En måde at blive mere effektiv er også at holde fokus og begrænse afbrydelser. Selv små opgaver kan blive unødvendigt tidskrævende, hvis du hele tiden bliver afbrudt af andre og af dig selv. En konkret teknik til at øge evnen til at holde fokus, går i al sin enkelthed ud på at arbejde i intensive sprints afbrudt af korte pauser. Metoden er egnet til opgaver, hvor du skal arbejde selvstændigt, dvs. uden input fra andre, til opgaver hvor du gerne vil arbejde fokuseret og uden forstyrrelse og som kræver din koncentration.
Et sprint kan fx være 25 min, hvor du lukker døren, slukker telefonen, eller går i enrum. På den måde forebygger du, at du bliver afbrudt af dig selv og andre. Efter hvert sprint holdes 5 min pause. En pause skal være en rigtig pause, hvor du går væk fra din arbejdsplads, drikker noget vand, trækker frisk luft eller lignende. At svare på mails og klare et par telefonopkald er ikke at holde pause. Efter pausen tager du et nyt sprint med fuldt fokus. Efter 4 runder tager du en lidt længere pause på 20 min. Nu kan du også følge op på e-mails, telefonbeskeder, og hvad der ellers må være kommet ind i mellem tiden og som ikke kan vente længere.
Det er vigtigt at du sætter et ur, så du kan holde øje med tiden i dit sprint. Hold uret synligt, så du kan minde dig selv om at holde fokus. Hvis du pludselig føler trang til at lave en overspringshandling kan du minde sig selv om at holde fast i de minutter, der er tilbage. Hvis du bliver afbrudt af andre, kan du også henvise til tiden (jeg kommer over til dig om 8 minutter).
Hvis du bliver færdig med opgaven, før tiden er gået, så tving dig selv til at blive siddende. Hold fokus alligevel. Se om du ikke lige kan finpudse det, du har lavet en ekstra gang. Hvis du ikke blev færdig, men har brug for et sprint mere til at færdiggøre opgaven, så holde en pause. Brug evt. et minut eller to på at komme hen til et naturligt sted at stoppe, men undgå at udskyde pausen længere eller helt at droppe den.
4. Tag stilling med det samme
Et godt sted at spare tid, er den tid vi bruger på at overveje og kigge på en opgave igen og igen. Når en opgave fx tikker ind i indbakken, så tag så vidt muligt stilling med det samme efter GØR-GEM-GLEM-metoden.
- GØR DET: Enten kan du lave opgaven med det samme. Det kan du gøre, hvis det blot tager 1-2 minutter og du kan gøre det direkte der, hvor du befinder dig. Svar på den mail. Send den sms. Book det møde. Du kan også uddelere/sende opgaven videre. Det kan være en opgave, som du skal have andre til at løse for dig. Så tag lige nu skridt til at delegere opgaven. Send opgaven videre via e-mailen. Ring til din kollega og aftal overdragelse af opgaven. Eller du kan planlægge den. De fleste af de opgaver, du vil gøre noget ved, kan du ikke løse her og nu. De kræver noget mere. Dem skal du nu planlægge. Skriv den på opgavelisten og sæt en deadline på.
- GEM DET: Der er opgaver du ikke på stående fod kan gøre noget ved. Det kan være løse idéer. Det kan være noget du faldt over på nettet, og som du vil læse ved lejlighed. Det kan være et projekt, som virksomheden ikke er moden til at gøre noget ved, men som du håber en dag kan blive aktuelt. Gem det på computeren eller i dit arbejdsarkiv eller lad det stå på opgavelisten med lav prioritet.
- GLEM DET: Der kan også være opgaver, som du ved nærmere eftertanke beslutter alligevel ikke er relevant. Det var noget en kollega bad dig om, men som nu har vist sig at være uaktuelt. Måske har det nu stået på listen et halvt år, og ingen har efterspurgt det, og du er heller ikke selv motiveret for at gøre noget ved det. Slet opgaven og glem den så.
Vil du vide mere?
På Teknologisk Institut udbyder vi kurset 'Personlig effektivitet', hvor du bliver bedre til at styre din tid og prioritere dine arbejdsopgaver. På kurset får du inspiration og konkrete værktøjer til, hvordan du øger din effektivitet via motivation, prioritering og planlægning.
Kilde: Line Ullmann, Underviser ved Teknologisk Institut - Arbejdsbog Personlig effektivitet.