Har du styr på en effektiv referatteknik?

2 min.

Referatteknik indebærer mange ting. Man skal både lytte, forstå, sammentrænge, formulere og notere på samme tid.

Referater og notater behøver ikke at føles som en pligt. Ved hjælp af værktøjer og teknikker kan referater udfærdiges effektivt og på en måde, hvor de kan være til gavn for organisationen.

Her er nogle råd til, hvordan du ved hjælp af effektiv referatteknik kan forbedre virksomhedens notater:

Forberedelse

Selvom man føler sig hjemme i notatteknik, kan det stadig være vigtigt at forberede sig godt inden mødet. Det kan virke banalt at tjekke, om man har strøm på sin computer, eller om man har husket rigeligt med papir og kuglepenne, men det kan være en stor forstyrrelse for mødet, hvis der ikke er taget hånd om dette. Derudover kan det være en fordel at placere dig effektivt i mødelokalet, f.eks. ved siden af mødelederen. En god forberedelse kræver også en effektiv skabelon.

Skabeloner

I stedet for at skulle opstille nye ark, hver gang I afholder et møde, kan en skabelon være et godt værktøj til at skabe overblik fra start. Derudover undgår I ligeledes, at jeres notater kommer i flere forskellige udgaver, hvor forståelsesrammen ikke er den samme. En god skabelon kan også være med til at sikre, at der ikke bliver glemt noget i referatet. Skabeloner kan også indebære en tjekliste, der til sidst er med til at sikre, at referatet lever op til alle jeres krav.

Læs også: Sådan booster du bundlinjen via god service

Sprog

For at referatet skal kunne benyttes, skal sproget være i orden. Dette kræver bl.a., at sproget er tilgængeligt. Undgå meget tekniske formuleringer eller lange og kludrede sætninger. Der skal være en forståelse for, hvem der menes i referatet. Undgå derfor formuleringer med ordene; vi, der og man. Det er ligeledes vigtigt at skrive korrekt. Mange stave- og grammatikfejl kan gøre teksten uforståelig og meningen kan gå tabt. Et råd kan derfor være at få en kollega til at læse referatet igennem efter mødet. 

Test dig selv: Har du styr på den danske grammatik?

Formatering

Udover sproget kan formateringen være vigtig for forståelsen af referatet. Det er vigtigt at give luft på siden og ikke efterlade ’mursten’ af tekst. Dette kan bl.a. gøres ved hjælp af punktopstilling. Punktopstillingen skal også fremstå klar og uddybende, så det er tydeligt, hvad der formuleres. Man kan også benytte sig af forskellige værktøjer til at skabe overblik i teksten, som f.eks. ved hjælp af mindmaps.

Få flere råd og stærke kompetencer inden for notat- og referatteknik med kurset Notat- og referatteknik – et grundkursus i at skrive bedre og vær med til at sikre effektive notater og referater til din virksomhed. Her kan du bl.a. få gode råd til forståeligt sprog og opleve effektive skabeloner til mødereferater. 

Vil du vide mere? 

Læs også meget mere om vores kurser i skriftlig kommunikation: