Få 4 gode råd til din skriftlige kommunikation
Har du prøvet at få en e-mail fra en kollega eller et brev i e-Boks, hvor sproget er unødvendigt kompliceret og formuleringerne snørklede og uforståelige? Hvis ja, så ved du, hvorfor det er så ekstremt vigtigt at skrive i et klart og letforståeligt sprog, når du henvender dig til andre mennesker.
Læs med her og få 4 gode råd til din skriftlige kommunikation
1. Benyt modtagerrettet kommunikation
Hold fokus på at din kommunikation bliver modtagerrettet. Det betyder, at du skal sætte dig i modtagerens sted, og skrive sådan at modtageren forstår det. Start med at afklare, hvem det er du skriver til, og hvilke forudsætninger din modtager har for at kunne læse og forstå din tekst og budskab.
Stil dig selv følgende spørgsmål:
- Hvem er modtageren?
- Hvad er hensigten med det du skriver?
- Hvad er din rolle som afsender?
- Hvilken sprogtone skal teksten formuleres i?
Der er stor forskel på, hvordan du vil formulere dig overfor fx din chef, din mor, en kollega, en kunde mv. Tag derfor udgangspunkt i den person, der skal læse din tekst og vælg sprogstil herudfra.
2. Skriv klart
Brug almindelige ord i stedet for fagudtryk og juridiske termer. Det er ikke sikkert at den person du skriver til, er indforstået med fagudtryk. Skriv kun ord du er sikker på at læseren forstår.
Brug derudover præcise ord. Fx er det ikke en god idé at bruge ord som ’jævnligt, rimeligt eller i den nærmeste fremtid’, fordi disse ord kan fortolkes forskelligt alt efter, hvem der læser dem. Skriv i stedet den præcise tid, hvis der fx er tale om et klokkeslæt eller dato.
Brug heller ikke forkortelser. Det er ikke alle der forstår interne/faglige forkortelser I bruger på arbejdspladsen.
3. Skriv aktivt
Skriv aktivt i stedet for passivt. Prøv at undgå at skrive passive sætninger, da det godt kan gøre sproget meget tungt og uvedkommende.
Med aktive/passive sætninger menes der, at udsagnsordet i sætningen skal skrives i aktiv form i stedet for passiv. Udsagnsord udtrykker en handling eller tilstand. (Fx sover, spiser, løber osv.). En passiv sætning indeholder udsagnsord der enten slutter på -s eller ordet ’bliver’. Når du bruger passive sætninger, kan læseren ikke altid gennemskue, hvem der gør hvad – og det kan selvfølgelig skabe problemer for læseren.
Eksempel:
- Efter bestilling bliver bilen klargjort (passiv)
- Når du bestiller bilen, gør vi den klar til dig (aktiv)
- Brevet blev sendt i går. (passiv)
- Vi sendte brevet i går. (aktiv)
4. Skriv korte sætninger
Det er også en god idé at skrive korte sætninger. Lange sætninger og lange ord gør teksten svær at læse for rigtig mange mennesker. Du kan evt. kigge på sætningens lixtal. Lixtallet beskriver, hvor let en tekst er at læse. Et højt lixtal viser at teksten er svær at læse og et lavt lixtal viser at teksten er let.
Vil du vide mere?
Vil du lære mere om skriftlig kommunikation, udbyder Teknologisk Institut en række kurser inden for emnet, bl.a. kurserne: