Sådan forbedrer du din effektivitet og trivsel i dit arbejdsliv
Et effektivt arbejdsliv, hvor trivslen er i top. Lyder det ikke som det, de fleste af os drømmer om?
Heldigvis er der flere simple tiltag, som du selv kan gøre for at forbedre både din effektivitet og trivsel. I denne artikel giver vi dig 7 gode råd, som du kan gøre brug af i dit arbejdsliv.
Hvis ikke vi er opmærksomme på at have effektive arbejdsvaner, risikerer vi at ryge ind i en ond spiral med manglende overskud og overblik. Og det kan påvirke vores trivsel negativt både på arbejdspladsen og i privatlivet. Derfor kan du altså slå to fluer med et smæk og forbedre både din effektivitet og trivsel på én gang.
Læs med her, hvor vi har samlet 7 gode råd til dig, der ønsker mere effektivitet og trivsel i dit arbejdsliv:
1. Husk din motivation
For at kunne holde motivationen oppe skal du kunne se meningen med dit job og vide, hvad det konkret er, du bidrager med i helheden. Det kan både være på den helt store samfundsmæssige klinge, men også i det små, fx i forhold til kunder, kollegaer og dit eget liv.
Spørg dig selv, om du er der, hvor du gerne vil være. Hvad motiverer dig? Motiveres du af at kunne skabe en reel forandring i verden eller samfundet gennem dit arbejde? Måske motiveres du af at arbejde med mennesker? Det kan også være mere lavpraktisk, fx at du finder din motivation i de muligheder, som dit arbejde skaber for dig i dit privatliv. Gennem lige præcis dit job får du måske forskellige goder - det kan være løn, fleksibilitet og/eller feriedage, som gør, at du kan leve lige præcis det liv, du drømmer om. Det kan nemlig være en motivationsfaktor i sig selv.
En god øvelse kan være at finde frem til de faktorer, der motiverer dig allermest og have fokus på dem, når du mærker motivationen dale. Uanset hvad det er, kan det have en god effekt på din effektivitet og trivsel, at der er en større mening med dit arbejde.
2. Forventningsafstem med din leder
For at kunne være effektiv skal du vide, hvad der helt konkret forventes af dig. For eksempel hvornår og i hvilken kvalitet, du skal levere dit arbejde. Hvis der ikke er overensstemmelse mellem de krav, din arbejdsplads har til dig, dine egne kompetencer samt den tid, du har til rådighed, kan det modvirke din effektivitet og trivsel. Så hvis der er noget, der er uklart, er det vigtigt, at du sætter ord på det over for din leder. Det er nemlig deres ansvar at hjælpe dig med at prioritere i dine opgaver, så du er mest mulig effektiv.
3. Hold flere små pauser
Ingen kan være hundrede procent effektive og produktive hele tiden. Vi har brug for flere små pauser i løbet af dagen til at genoplade. Planlæg dine pauser i løbet af dagen, så du kan forny din energi og se på dine opgaver med friske øjne. Det kan fx være et par minutters ro, en lille gåtur rundt om blokken eller en kort kaffepause med en kollega. Hvad end der fylder dig med mest energi.
4. Lad arbejdet blive på arbejdspladsen
At kunne gå glad hjem fra arbejde med ro i maven og et "ryddet skrivebord" er vigtigt for både din trivsel og effektivitet. Hvis du kan efterlade dit arbejde på arbejdet, når du har fri, så har du langt bedre forudsætninger for slappe af og lade op til næste dags arbejde. På den måde får du mere overskud i din fritid, samtidig med at du bliver mere effektiv på arbejdspladsen. Hvis du derimod tager arbejdet med hjem på en uhensigtsmæssig måde, hvor du tjekker mails konstant og tænker på den opgave, du skal løse i morgen, så kan du hurtig føle dig stresset og i ubalance. Og det er hverken godt for din trivsel eller din effektivitet.
5. Fokusér på den vigtigste opgave først
Der kan være noget tilfredsstillende i at få sat en masse krydser på vores to-do-liste. Derfor kan det være fristende at starte med de "nemme" og hurtige opgaver, såsom at tjekke mails og andre små og hurtige opgaver. Men det kan være en rigtig god idé at gemme dem til senere på dagen, hvor din koncentrationsevne ikke er helt så stor som tidligere. Sidst på dagen kan energien og koncentrationen nemlig være lav, og det kan gøre det svært at få ordentlig fat rundt om større opgaver, som derfor må skydes til næste dag. Og sådan kan det måske fortsætte, indtil der kommer en deadline udefra. Det kan selvfølgelig ske engang imellem, men hvis du skal øge din effektivitet og trivsel, så nytter det ikke noget at udskyde de store opgaver til sidste øjeblik. Prøv derfor at gøre det til en vane at starte med de store og mere komplicerede opgaver, mens du er frisk i hovedet.
6. Undgå afbrydelser og distrationer
Hvis du bliver afbrudt, mens du arbejder koncentreret, kan det tage op til 20 minutter at nå op på det samme koncentrationsniveau igen. Derfor kan det være en god idé at eliminere potentielle afbrydelser ved fx at slå notifikationer fra på din telefon og mailindbakke. Mails kan nemlig være meget forstyrrende, hvis du er midt i en anden opgave. Tjek derfor kun mails få gange om dagen og fastsæt tidsvinduer, hvor det er okay at blive forstyrret.
7. Planlæg dine dage realistisk
Det er en god idé at planlægge din dag, så du ved, hvad du skal nå. Men sørg gerne for kun at planlægge ca. 60% af din dag og gem resten af tiden til uforudsete ting. Der vil i løbet af de fleste arbejdsdage opstå noget uventet, som du er nødt til at tage hånd om. Det kan fx være en kollega, der beder om hjælp, et møde eller en opgave, der kommer ind fra højre, som ikke kan vente. Og det kan jo være problematisk, hvis du allerede har planlagt 100% af din dag, for så vil der være noget andet på din to-do-liste, som du ikke når. Derfor er det en god tommelfingerregel at lade ca. 40% af dagen være åben til uforudsete opgaver.
Skab en mere effektiv hverdag med de rigtige værktøjer
Din arbejdsplads har selvfølgelig også et stort ansvar, når det gælder trivsel og effektivitet. Og du skal tage det alvorligt, hvis der er ydre faktorer på din arbejdsplads, der påvirker din effektivitet eller trivsel. Men der er også en masse, du selv kan gøre for at skabe de allerbedste rammer og dermed øge din trivsel og effektivitet. Vores 7 tips er et godt sted at starte.
Vil du vide mere?
Ønsker du at dykke endnu mere ned i effektivitet og trivsel, så kan du få forskellige værktøjer gennem et kursus på Teknologisk Institut. På kurset "Personlig effektivitet" lærer du at blive bedre til at styre din tid og prioritere dine arbejdsopgaver. Derudover får du inspiration og konkrete værktøjer til, hvordan du øger din effektivitet via motivation, prioritering og planlægning.