Sådan laver du de bedste to-do-lister
De fleste oplever til tider at have travlt i løbet af vores arbejdsdag. For mange opgaver, møder, korte deadlines m.m. kan få os til at føle, at vi har mange bolde i luften. Derfor bruger mange af os diverse lister til at holde styr på vores arbejdsopgaver. Og det virker nok logisk for de fleste, at det hjælper at skrive lister. Men det er meget forskelligt, hvor stor værdi din to-do-lise egentlig har. Læs med i denne artikel, hvor vi giver dig nogle enkle tips til at få meget mere ud af dine to-do-lister i fremtiden.
Har du ofte mange arbejdsopgaver i løbet af en dag, som du ikke når at får lavet, selvom du egentlig burde have haft tid til det? Hvis ikke du har et klart overblik over, hvad og hvornår du skal nå specifikke opgaver, så kan det hurtigt blive svært både at nå og huske det hele. Derfor er to-do-listen en smart og effektiv måde at skabe et godt overblik, der sikrer, at du når det hele.
Det lyder måske simpelt, men der er mange fordele ved to-do-lister, hvis du bruger dem rigtigt. Når du skriver dine arbejdsopgaver ned, er det nemmere for dig at skabe et overblik, hvilket kan hjælpe med at gøre din arbejdsdag langt mere overskuelig – og samtidig kan din liste sikre, at du husker det hele. Det kan nemlig være svært at huske, hver en lille ting, man skal nå i løbet af sin arbejdsuge, og opgaverne kan hurtigt hobe sig op. Din to-do-liste hjælper dig med at huske og holde styr på alle opgaverne, så du bare skal koncentrere dig om at løse dem.
I denne artikel hjælper vi dig med at udforme din næste to-do-liste på den mest hensigtsmæssige måde. For selvom det kan virke indlysende, så er der nogle tips, som du med fordel kan gøre brug af, hvis du vil bruge din to-do-liste mere aktivt som et professionelt planlægningsværktøj fremfor bare en tilfældig liste.
5 gode råd til to-do-lister
Hvad enten du allerede gør brug af to-do-lister eller ej, så håber vi, at du kan bruge vores 5 gode råd til at få mest muligt ud af dine lister:
1. Skriv det hele ned på en fysisk liste
Om du har en fysisk liste eller ej, så har du helt sikkert en oppe i hovedet. Men det kan være hårdt for din hjerne at skulle gå og huske på det hele, og derfor er der også mindre risiko for, at du misser noget vigtigt, hvis det hele er skrevet ned. Når først du har skrevet de forskellige punkter på listen, så skal du ikke bekymre dig om, hvorvidt du kommer til at glemme noget vigtigt, for det hele står på listen. Dermed kan du bruge din hjerne til andre vigtigere ting.
Et godt tip er desuden, at du bliver helt konkret og ikke bare laver diverse overskrifter, men derimod skriver lige præcis, hvad det er, du skal gøre. Det kunne fx være: ”Ring til Gitte angående ny kunde XX”, ”Øv din præsentation til centermøde” eller ”Omskriv artikel om kundeservice”.
2. Større opgaver nedbrydes til fysiske handlinger
For at gøre større opgaver mere overskuelige, kan det være en god idé at nedbryde dem til mindre og mere overskuelige konkrete handlinger. Hvis du har en større opgave, der fx omhandler en større præsentation, kan du nedbryde den til konkrete fysiske handlinger. Fx: ”Research emnet til præsentationen”, ”Lav talepapir”, ”Øv oplæg uden talepapir ud fra PowerPointen”, og ”Test det tekniske inden præsentationen”. På den måde bliver den større opgave mere overskuelig og nemmere at løse.
3. Sæt tidsestimat på
Disponer din tid ved at sætte et tidsestimat på hver arbejdsopgave. Skriv på hvor lang tid, du forventer, at de forskellige ting vil tage. Vær ikke for optimistisk, men husk på, at det er okay, at nogle opgaver tager længere tid end andre, og at du ikke kan være hundrede procent nøjagtigt. Regn sammen til sidst, så du kan se om det overhovedet er realistisk at nå hele listen på en arbejdsdag eller -uge. Husk, at det er en god idé at efterlade lidt tid hver dag til uforudsete opgaver.
Sørg også for at sætte tid af til pauser! Din hjerne har brug for ro engang i mellem, så du ikke løber tør for energi, inden dagen er omme.
4. Prioriter opgaverne - trafiklysmodellen
Nu har du fået sat tidsestimater på dine opgaver, men det er også vigtigt, at du prioriterer dine opgaver efter, hvad der haster, og hvad der kan vente. En god metode er at opdele opgaverne efter trafiklysmodellen. Opgaver, som kræver meget tid og energi, skal markeres som røde. De gule opgaver er dem, som kræver lidt mindre tid og energi, mens de grønne opgaver er dem, der nærmest giver dig ny energi.
Når du inddeler opgaverne i rød, gul og grøn kan du sørge for at planlægge din to-do-liste, så der er en passende mængde af hver farve hver dag. Hvis du står overfor en dag kun med røde opgaver, så bliver den tung at komme igennem, og chancen for at du når det hele er knapt så stor. Men hvis du derimod har både røde, gule og grønne opgaver hver dag, så er er det mere realistisk, at du når alle punkterne.
5. Hold listen opdateret og dynamisk
Det er ikke nok bare at skrive to-do-listen. Du skal selvfølgelig også huske at tage den i brug. Kig på den i løbet af dagen og sørg for at krydse af, når du er færdig med en opgave. Og ryk rundt, hvis noget ændrer sig fx en deadline, der rykkes frem eller tilbage eller en ny opgave, der kommer ind fra højre. På den måde holder du listen opdateret og dynamisk, og det er lettere at skabe et overblik.
Måske indser du, at din planlægning ikke hænger sammen. Det kan være, at der er andre opgaver som du hellere vil udføre, eller der opstår en ny situation, hvor der er deadline på. Det er altså fuldt ud tilladt at ændre lidt i din to-do-liste, hvis det bliver nødvendigt. Men husk at to-do-listen kun er hjælpsom, hvis du rent faktisk får krydset punkerne af på den ene eller den anden måde.
Spar tid og energi med effektive to-do-lister
Hvis du følger disse råd, så vil dine to-do-lister føles både nemmere og mere overskuelige at løse. Samtidig kan det være til stor gavn for dine kollegaer, da du både nemmere kan melde tilbage til dem i forhold til, hvor meget tid, du har til specifikke opgaver, og så kan du også bede dine kollegaer om hjælp i god tid.
Vil du vide mere?
Vil du blive bedre til at styre din tid og prioritere dine arbejdsopgaver? På kurset Personlig effektivitet får du inspiration og konkrete værktøjer til, hvordan du øger din effektivitet via motivation, prioritering og planlægning.