Teknikker til at holde effektive møder
Møder er en af de aktiviteter, vi bruger rigtig meget tid på i vores arbejdsliv. Når de er bedst, skaber de fantastiske resultater, men når de er værst, er de spild af tid.
Kilder til det elendige møde…
|
Mødelederens drejebog
Det første spørgsmål enhver mødeleder bør stille sig selv er: Bør vi overhovedet holde mødet? Hvad er vores udbytte af det og hvem er det til gavn for? Er det nødvendigt? Allerede ved at stille sig dette spørgsmål, har man frasorteret en stor mængde af de møder, der holdes i danske virksomheder i dag.
De næste trin en mødeleder bør gennemgå er:
1. Mødets formål – hvorfor?
Klarhed om et mødes formål er afgørende for at kunne skabe et meningsfuldt og motiverende møde. Samtidig er det afgørende for at kunne prioritere, hvem der skal deltage. Møder kan have mange forskellige formål, men næsten alle burde kunne dækkes ind på nedenstående liste:
- At skabe fælles forståelse – og at informere og instruere
- At skabe idéer – og finde nye løsninger
- At skabe viden – og dele den eksisterende viden
- At skabe energi – og styrke samarbejdet og motivationen
- At skabe overblik – og planlægge og koordinere
- At skabe beslutninger – og løse problemer
- At skabe relationer – og styrke teamånden
2. Mødets deltagere – hvem?
Mødets formål må afgøre, hvem der skal med. Hvis formålet er at træffe en beslutning, må det være beslutningstagere, der deltager. Og hvis formålet er at løse et problem, bør de, der kan bidrage til en løsning, deltage. Det hævdes ofte, at alle, der berøres af problemet, nødvendigvis skal deltage i løsningen af det. Dette er som regel ganske unødvendigt, men alle berørte skal naturligvis efterfølgende informeres om løsningen.
Jo større en gruppe er, desto mere besværliggøres kommunikationsprocessen. I en gruppe på 2 personer er kommunikationen relativt let, fordi der kun findes 2 kommunikationskanaler. Men så snart man føjer en person mere til, har man straks 6 kanaler. Deltager der endnu en person opstår der 12 kanaler. Og samler man 8 personer, findes der hele 56 kanaler.
Med et stigende antal mødedeltagere forringes sandsynligheden tilsvarende for, at de enkeltes ressourcer udnyttes fuldt ud. Jo færre, der deltager i mødet, og jo større relevans de har for dets formål, desto mere effektivt kan tiden anvendes, og jo bedre bliver møderesultatet. En sociologisk optimal gruppe, hvor der opstår den største udveksling af kreative idéer og processer, består af 6-8 personer.
Nedenfor er nogle principper til inspiration, når du skal vælge deltagere til mødet. Husk at holde fokus på, hvad udbyttet af mødet skal være:
3. Forberedelse af indhold og form – hvad og hvordan?
En god mødeleder er velforberedt uden at være overforberedt. En perfekt kontrollerende mødeleder, der har alt planlagt minutiøst kan virke lige så hæmmende for mødeprocessen, som en uforberedt mødeleder der slet ikke har overblikket.
Udfordringen er at finde balancen på en knivsæg mellem at stramme og planlægge og være løs og fleksibel. Den balance er nemmere at finde, når man er godt forberedt.
Forberedelsen til mødet kan deles i to:
- Forberedelse af indholdet
- Forberedelse af processen
Indholdet handler om at give deltagerne mulighed for at tænke over mødets tema inden selve mødet. Hertil hører udarbejdelse af dagsorden og mødeindkaldelse. Det er ikke nødvendigvis mødelederens opgave at forberede indholdet. Hvis din rolle alene er at facilitere indholdet, er du dog ansvarlig for at sikre, at nogen tager sig af at forberede indholdet.
Processen handler om at få styr på med hvilke metoder og virkemidler vi vil opnå de ønskede resultater.
Processen og metoder Når du skal forberede processen for mødet eller workshoppen kan du med fordel udarbejde en procesplan. Fordelene ved procesplanen er at:
|
Faren ved procesplanen er, at den bliver for rigid på selve mødet. Den er et godt værktøj til refleksion og planlægning, men det er også vigtigt for mødets succes, at du kan afvige fra planen, hvis det er nødvendigt. Samtidig er det også vigtigt, at du ikke bliver så fokuseret på din tidsplan, at du går i panik hvis tiden ikke holder.
4. Gennemførelse
Mødets fysiske faciliteter spiller også en væsentlig rolle for mødets succes. Et mødelokale, hvor der er støj, dårlig ventilation eller lignende hæmmer koncentrationen og virker ofte demotiverende på mødets deltagere. Samtidig er det vigtigt at sikre at de praktiske hjælpemidler, så som AV-udstyr mv. er til stede i lokalet. Hvis mødets indhold og de metoder man vil anvende, ikke betyder, at det er nødvendigt at afholde mødet i et mødelokale, kan man jo også holde gående eller stående møder – eller måske holder møderne på utraditionelle steder. Det vil i mange tilfælde løsne op for en fastlåst mødedynamik og virke inspirerende. Ellers kan man også gøre meget ved at friske det traditionelle hvide mødelokale op med lidt stearinlys og en frugtkurv.
5. Evaluering og opfølgning
Formålet med ethvert møde er at skabe brugbare resultater, og derfor er det også en vigtig opgave for mødelederen at sikre disse resultater bliver præsenteret for deltagerne, og der bliver fulgt op på det.
Dokumentationen af mødet kan både laves som et traditionelt referat (beslutnings- eller procesreferat), et referat med billeder eller måske tegninger eller noget helt tredje. Det vigtigste formål med dokumentationen er at hjælpe vores hjerner til at huske, hvad vi ellers ville glemme. Men hvis du laver et traditionelt skriftligt referat, så husk lige på, hvor tit du selv læser de lange tunge referater af møder, der ofte kommer forbi din indbakke... Kort og præcist er kodeordet her.
Det er også en rigtig god idé at sikre mødet bliver evalueret. Nåede vi det, vi ville? Kan vi gøre det endnu bedre næste gang vi mødes?
Vil du vide mere?
Vil du lære mere om effektiv mødeledelse, udbyder Teknologisk Institut en rækker kurser og webinarer inden for mødeledelse: